Onboarding-Fehler und wie man sie vermeiden kann

Ok, du hast also gerade den Mitarbeiter deiner Träume unter Vertrag genommen (Hurra!). Und was passiert jetzt? Im besten Fall habt ihr eine erfolgreiche, erfüllende Zusammenarbeit über viele Jahre vor euch. Und was passiert jetzt nicht? Ganz klar: Fehler beim Onboarding! Man kann eine Menge über eine Firma erfahren, wenn man einen Blick auf ihren Onboarding-Prozess wirft. Beim Onboarding geht es nicht unbedingt darum, dem neuen Teammitglied eure Firmenkultur vorzustellen: Onboarding ist vielmehr einer der entscheidenen Schritte, durch die die Firmenkultur geprägt wird.

Wenn du in dieser Phase Fehler machst, kann das durchaus dazu führen, dass sich deine neuen Mitarbeiter weniger eingebunden fühlen, sich weniger engagieren und im schlimmsten Fall die Firma schon bald wieder verlassen. Aber wenn du alles richtig machst, dann wird Onboarding zu ✨purer Magie ✨. Euer neuer Mitarbeiter fühlt sich von Anfang an gut im Unternehmen aufgehoben, erreicht schneller die volle Produktivität, versteht und identifiziert sich mit den Unternehmenszielen und bleibt länger bei euch.

Das Onboarding ist eine entscheidende Phase für HR. Mit gutem (oder schlechtem) Onboarding steht und fällt die Mitarbeitererfahrung und letztendlich auch der Erfolg deiner Firma. Vorhandene Daten zeigen, dass 15 % aller Neueinstellungen die Firma innerhalb der ersten 6 Monate bereits wieder verlassen. Die Antwort auf die Frage nach dem „Warum" ist dabei eindeutig: Das Onboarding war nicht gut.

Hol dir einen Kaffee und lies weiter: Wir haben Beispiele der häufigsten Fehler für dich zusammengestellt, die Firmen beim Onboarding machen. Und natürlich haben wir auch Tipps für dich, wie du diese Fehler vermeiden kannst.

Kein Pre-Boarding

Viele Firmen möchten, dass der neue Mitarbeiter einfach nur den Vertrag unterschreibt und direkt mit der Arbeit loslegt ... und machen damit bereits den ersten Fehler. Nur in wenigen Unternehmen gibt es einen Pre-Boarding-Prozess, im Verlaufe dessen der Neuzugang mit der Firmenpolitik vertraut gemacht wird, dem Arbeitsplatz und dem Produkt oder der Dienstleistung, welche die Firma anbietet. Wir bei Teamtailor (und hier kommt gleich mein erster Tipp!) schicken unseren neuen Mitarbeitern ein Willkommenspaket nach Hause. Und das sollte es enthalten:

• • Eine kurze Beschreibung der Dienstleistung(en)/Produkt(e), die die Firma anbietet
  • Ein Mitarbeiterhandbuch
  • Links zu Webinaren oder Online-Training, mit denen sich die Neuzugänge mit den Tools vertraut machen können, die tagtäglich in der Firma genutzt werden (z. B. Hubspot, Planhat, Slack etc.)
  • Ein Organigramm, das dem „Newbie" erklärt, wer was in der Firma macht
  • Ein Leitfaden zur Firmenpolitik
  • Eine Liste der Kollegen, mit denen der Neuzugang am engsten und häufigsten zusammenarbeiten wird
  • Und Giveaways, denn absolut jeder liebt Giveaways! Aber nicht nur deswegen: Mit einem Foto von einem Gadget mit Firmenlogo lässt sich nämlich eine neue Stelle auf LinkedIn ganz besonders gut präsentieren.

Ein unstrukturiertes Onboarding-Programm

Auch wenn „Struktur" ein bisschen langweilig klingt: Sie ist wichtig und hilfreich für jeden Onboarding-Prozess. Wir gehen später noch etwas detaillierter auf das Thema ein, für den Moment haben wir eine Checkliste für dich, auf dem die folgenden Punkte auf keinen Fall fehlen dürfen:

• • Zu Beginn des Onboarding: Gib deinem neuen Mitarbeiter alle relevanten Informationen, die er für die ersten Tage am neuen Arbeitsplatz braucht.
  • Onboarding für neue Mitarbeiter: Willkommenspaket, gemeinsames Mittagessen im Team, Einladungen zu regelmäßigen Treffen und Veranstaltungen, Einladungen zu Chatgruppen usw.
  • Erste Woche: Plane informelle Kaffepausen für den neuen Mitarbeiter und dessen Kollegen. Gib ihm außerdem eine Liste mit Aufgaben, die in dieser Phase zu erledigen sind (z. B. notwendige Programme auf den Computer herunterladen usw.)

Das Wichtige dabei ist, dafür zu sorgen, dass dein Neuzugang alles hat, was er für seinen ersten Tag braucht. Wir sprechen von Dingen wie technische Ausrüstung, Schlüssel, Ausweise usw.

Unklare Ziele und Erwartungen

Es ist immer schwierig, irgendwo „der Neue" zu sein und noch schwieriger wird es, wenn eine in beide Richtungen führende, funktionierende Kommunikation fehlt. Wenn dein Neuzugang nicht weiß, an wen er sich wenden soll, wenn er Fragen hat, führt das möglicherweise dazu, dass er beginnt, seine Leistung und Fähigkeiten anzuzweifeln. Unklare Ziele und Erwartungen haben nicht selten unnötige Ängste und Unsicherheit zur Folge. Ein optimaler Onboarding-Prozess ist enorm wichtig, um dies zu vermeiden. Neue Mitarbeiter brauchen etwa 6 Monate, um sich mit ihrer Arbeit in der Firma vertraut zu machen. Unser Tipp: Ziele können besser visualisiert und leichter erreicht werden, wenn man sie in kleine Schritte unterteilt. Eine Aufgabe für deinen Neuzugang könnte zum Beispiel darin bestehen, ein Dashboard zu lesen und zu verstehen. 

Mangel an konstruktivem Feedback und Unterstützung

Feedback ist viel mehr als nur das „negative Feedback"(wir nennen es Entwicklungsfeedback), das man bekommt, wenn man einen Fehler gemacht hat. Positives Feedback und die Anerkennung, wenn man eine Aufgabe erfolgreich abgeschlossen hat, sind mindestens genauso wichtig. Wir empfehlen als Faustregel für deinen neuen Mitarbeiter: 80 % deines Feedbacks sollte positiv sein und seine Erfolge würdigen, die restlichen 20 % sollten Entwicklungsfeedback sein. Dabei solltest du darauf achten, dass beide Arten von Feedback auf dieselbe Art und Weise vermittelt werden. Achte außerdem darauf, auch deinem Mitarbeiter stets die Möglichkeit für Feedback zu geben, denn Feedback ist keine Einbahnstraße. Lob ist oft einfach nur die Abwesenheit von Tadel und deswegen fällt es uns oft nicht leicht, positives Feedback zu geben. Auch hier haben wir ein paar Tipps für dich.

• • Sammle Feedback mithilfe anonymer Umfragen
  • Analysiere das Feedback in Zusammenarbeit mit dem Management-Team und HR
  • Reagiere auf (und nutze!) das Feedback, indem du Dinge veränderst oder Kompromisse anbietest
  • Reagiere auf das Feedback und verfolge es weiter. So signalisierst du deinen Mitarbeitern, dass du sie schätzt und ernst nimmst

Das Fehlen der richtigen Tools und Ressourcen

Denk einfach mal an deinen ersten Tag in deinem letzten Job (oder in diesem) zurück. Hat dein neuer Computer nur durch Abwesenheit geglänzt? Oder haben dir Software und andere Tools gefehlt, die du für deine Arbeit brauchtest? Keine gute Erfahrung, oder? Neue Mitarbeiter sollten nicht auf Schatzsuche nach ihrer Ausrüstung und ihren Arbeitsmitteln gehen müssen. Denke immer daran, dass HR und das Management viel dafür getan haben, den neuen Mitarbeiter für die Firma zu gewinnen. Jetzt ist es an dir, für eine erstklassige Onboarding-Erfahrung zu sorgen, damit auch der Ruf deiner Firma erstklassig bleibt. Unser Tipp: Nutze Checklisten, damit beim Onboarding auch wirklich nichts vergessen wird.

Mit Teamtailor als deinem ATS kannst du unbesorgt sein: Dein Onboarding ist immer erstklassig, egal ob persönlich oder Remote. Zusammen mit HiBob sorgen wir dafür, dass dein Onboarding-Prozess sowohl strukturiert als auch mit persönlicher Note abläuft, damit sich deine neuen Mitarbeiter von Anfang an willkommen fühlen. HiBob hilft dir dabei, deinen Onboarding-Prozess zu automatisieren und stellt sicher, dass auch nicht das kleinste Detail vergessen wird. Empfange deine Neuzugänge mit offenen Armen (natürlich nur bildlich gesprochen) und biete ihnen eine optimale Onboarding-Erfahrung mit der Möglichkeit, die Firma kennenzulernen, die Kollegen und die Firmenkultur. Mehr über unsere Partner findest du hier.