THE PICK: Varför icke-verbal kommunikation är nyckeln till fler lyckade rekryteringar 🪄

Skrivet av Dr Abbie Maroño, forskare inom beteendevetenskap och expertrådgivare.

De senaste årtiondena har både forskningen och praktiken gjort betydande framsteg för förståelsen av hur centrala icke-verbala beteenden är för vår uppfattning om andra – och hur andra uppfattar oss. Det går inte att överskatta vikten av dessa insikter när det kommer till relationer och interaktioner kopplade till både det dagliga arbetet och i synnerhet till rekrytering.

Exempelvis är det idag erkänt att en kandidats icke-verbala beteende under en arbetsintervju kan påverka hur personens självförtroende, kompetens, pålitlighet och anställningsbarhet uppfattas – och därmed också utfallet av intervjun. Däremot är det betydligt mindre känt hur stor roll rekryterarens icke-verbala beteende spelar. Den har nämligen visat sig ha en direkt inverkan på en kandidats uppfattning om företaget och därmed även kandidatens villighet att senare tacka ja till ett jobberbjudande.

Därför är det är det otroligt viktigt för företag och medarbetare att förstå i hur stor utsträckning den icke-verbala kommunikationen har betydelse för rekryteringsprocessen. Även om man skulle kunna tro att detta främst handlar om interaktioner öga-mot-öga – så påverkas rekryteringsbeslut även av icke-verbal kommunikation före en intervju, så låt oss börja redan där.

Icke-verbal kommunikation innan intervju

Hur rekryterade ni era nuvarande medarbetare – kom någon av dem via sociala kanaler såsom LinkedIn? I så fall har du nog sett bilder på kandidaten innan ett första möte ägt rum. Skulle det kunna vara problematiskt för ett kandidaturval?

Forskningen visar att rekryterare rankar mer attraktiva kandidater högre i anställningsbarhet jämfört med mindre attraktiva, en bedömning som görs utifrån kandidatens bild. Sannolikheten är alltså större att attraktivare kandidater blir inbjudna till intervjuer.  Och inte heller är det nog med det utan även ansiktsuttrycket i bilden kan påverka bedömningen av anställningsbarheten. Kandidater som ler på bilden brukar nämligen uppfattas som mer kompetenta jämfört med kandidater som har ett neutralt eller ett mer fundersamt ansiktsuttryck. I den forskning som jag själv har bedrivit har jag märkt att också små skillnader i ansiktsuttrycket i en porträttbild kan påverka det slutgiltiga rekryteringsbeslutet. Även om man tror sig välja en kandidat rationellt utifrån deras erfarenheter och kvalifikationer, så är det alltså inte alltid fallet. 

Det betyder förstås inte att man ska sluta rekrytera medarbetare via sociala medier, men man ska ha i bakhuvudet att urvalsprocessen påverkas av icke-verbala faktorer – även sådana som kan tyckas vara irrelevanta. Därför är det viktigt att överväga samtliga faktorer som kan påverka beslutet när man avfärdar eller tar kontakt med en kandidat.

Nu när vi har gått igenom den icke-verbala kommunikationen innan intervjun, är det dags för själva anställningsintervjun.

Anställningsintervjun

 Att vara förtroendeingivande

Att kunna inge förtroende hos en kandidat är bland det viktigaste för en rekryterare, men det är också samtidigt det svåraste. Det är särskilt viktigt eftersom det är en av de första sakerna vi bedömer hos andra – och genom att bara titta på en persons ansikte i mindre än en sekund har vi gjort vår bedömning. Det här kommer dessutom sannolikt inte att ändras allt eftersom tiden går – inte ens om vi får motstridig information om personens pålitlighet i efterhand. Av den anledningen är det otroligt viktigt att rekryterare vet hur de ska inge förtroende redan vid det första intrycket.

"Hur lyckas man då med det? Allt börjar med ett leende".

Rekryterare som ler uppfattas som snällare, mer sympatiska och mer förtroendeingivande än de som inte gör det. Neurologisk forskning har visat att detta beror på att signalsubstansen oxytocin frigörs i hjärnan när vi uppfattar ett leende. Det är en substans som verkar ångestdämpande genom att tona ner stressimpulsen (vanligtvis kallad "fight-or-flight"-responsen) i en spänd situation. Framför allt är detta viktigt under anställningsintervjun, eftersom kandidaterna oundvikligen är nervösa och man vill få dem att känna sig lugna och bekväma. 

Dessutom är mycket av det vi drar slutsatsen om en individs personlighet baserat på deras känslomässiga uttrycksförmåga. Ansiktsuttryck som förmedlar positiva känslor såsom exempelvis ett leende och höjda ögonbryn inger förtroende – medan negativa ansiktsuttryck som till exempel rynkade ögonbryn eller en rynkad panna, ger ett intryck av negativt uppsåt och opålitlighet. Men det är viktigt att tillägga att vi förväntar oss känslor som passar in i sammanhanget – annars ifrågasätter vi sanningshalten och pålitligheten hos avsändaren. Med andra ord om kommunikationen som helhet upplevs som inkonsekvent så anar vi oråd. Även om ett positivt ansiktsuttryck i allmänhet gör människor bekväma, ska känslan passa in i kontexten – om en kandidat exempelvis berättar om sin dåliga dag så passar empati bättre in i situationen än ett leende.

Ofta träffar jag människor i chefspositioner som tänker att ett pokeransikte är ett bra knep under en intervju, eftersom de då inte "avslöjar för mycket". Men det här är verkligen inte en bra metod. Om du inte redan känner till still face-experimentet är det hög tid att kolla upp det, så kommer du förstå precis vad jag menar. Ansikten som är helt utan utryck kan nämligen göra människor obekväma och därmed direkt påverka förtroendet negativt. Målet är istället att inge förtroende och bygga relationer – inte att göra människor obekväma. 

Att bygga relationer

Ett av de enklaste sätten att få bättre relationer till kandidaterna är helt enkelt att visa sitt intresse och bryr sig om vad de har att säga. Därför är det viktigt att på ett icke-verbalt sätt signalera att man är intresserad, till exempel genom att luta sig framåt och vända sig mot kandidaterna, framför allt när det är de som pratar. När man vänder sig mot en individ kommunicerar man engagemang och intresse, och vice versa – den som vänder sig bort kommunicerar ointresse och brist på engagemang. Av den anledningen är det inte särskilt förvånande att den intervjuade uppfattar dig som varm och kompetent när du är vänd mot personen, medan du uppfattas som kall om du lutar dig bort eller sitter hopsjunken.

Det säger sig självt att du som rekryterare behöver vässa din förmåga att lyssna på andra. Däremot betyder det förstås inte att du ska vara helt tyst medan kandidaten pratar – utan att lyssna aktivt betyder att du förmedlar intresse och engagemang genom att kommunicera icke-verbala signaler. Se exempelvis till att ha löpande ögonkontakt och nicka, så visar du att du hänger med i samtalet och försök även att låta bli att avbryta i onödan. Om du vill visa att du lyssnar aktivt så är det viktigt att skicka ut dessa signaler kontinuerligt och inte bara en eller två gånger. 

Alla de beteenden som jag har diskuterat här ovanför har specifikt studerats i intervjusammanhang och resultatet har tydligt visat att kandidater uppfattar rekryteraren mer positivt när man följer rekommendationerna. På samma sätt är det mer sannolikt att kandidater tackar ja till ett jobberbjudande när rekryteraren använder sig av dessa icke-verbala signaler. Självklart gäller också det omvända – om detta inte följs så uppstår det negativa associationer i förhållande till den som rekryterar och det bolag som de representerar.

Genom att du riktar dig gentemot den du intervjuar och visa att du lyssnar aktivt får du en bättre relation till kandidaten som leder till fler lyckade rekryteringar. Dessutom kommer samtliga kandidater se mer positivt på dig och företagets employer brand. 

Icke-verbal imitation

När man pratar om icke-verbal kommunikation är det ett måste att belysa betydelsen av icke-verbal imitation – vilket kan i breda ordalag beskrivas som benägenheten att imitera personen man interagerar med. Om person A exempelvis står med sin hand på höften, så kan person B ta efter och göra samma sak. Även om det låter simpelt så är icke-verbal imitation ett effektfullt verktyg som kan användas strategiskt för att stärka befintliga sociala band och främja nya relationer. Flera forskare, inklusive jag själv, har påvisat en direkt koppling mellan denna imitation och hur omtyckt man blir. De personer som imiterade sin samtalspartner blev tillskrivna mer positiva egenskaper, såsom att de uppfattades som mer pålitliga, jämfört de som lät bli att imitera.

Dessutom förbättrar icke-verbal imitation samarbete i allmänhet och ens samtalspartner är mer benägen att dela med sig av information. Förutsatt att syftet med intervjun är att få fram så mycket relevant information om en kandidat som möjligt och därmed att kunna fatta ett välgrundat beslut om personens anställningsbarhet, så är icke-verbal imitation ett synnerligen effektivt verktyg för rekryterare. 

Hur gör man då, rent praktiskt?

När det gäller att använda sig av dessa kunskaper i praktiken, så är målet att beteendena snarare ska komma naturligt än att man aktivt ska försöka tvinga fram dem under en intervju. Är man inte geniun så kommer det inte att tas emot bra – och vi människor är väldigt duktiga på att se igenom beteenden som inte känns naturliga. Det kräver också mycket hjärnkapacitet att försöka undvika oönskade ansiktsuttryck och gester samtidigt som man medvetet vill lyfta andra beteenden, vilket gör att man lätt tappar fokus på det som sägs och helheten.

Hur får man då den icke-verbala kommunikationen att komma naturligt? Precis som med allt annat man vill bli bra på, så gäller det att öva ordentligt. Det krävs både tid och en hel del repetativt övande att bemästra något – och icke-verbal kommunikation är inget undantag. Förslagsvis övar du framför spegeln, analyserar inspelningar av dig själv och tränar med familj och vänner. Det finns också många bra digitala verktyg som ger detaljerad feedback på hur du agerar i din icke-verbala kommunikation.

Med tanke på vilken betydelse den icke-verbala kommunikationen har i samtliga delar i rekryteringsprocessen,  så rekommenderar jag alla som rekryterar att fundera över sin icke-verbala kommunikation. Att både reflektera och samtidigt träna på att bli bättre kommer öka dina chanser att oftare rekrytera rätt talang. Så varför inte testa? 

Dr. Abbie Maroño,
PhD, Behaviour analysis and Psychology
Director of Education, Social-Engineer, LLC
www.abbiemarono.com
www.social-engineer.com