Onboarding-fejl, som virksomheder begår, og hvordan du kan undgå dem

Okay, så du har lige skrevet kontrakt med dit drømmetalent (jubiii), og nu kommer det, der kan (men ikke bør) ske, de frygtede onboarding-fejl. Du kan lære meget om en virksomhed ved at kigge nærmere på, hvordan den er til at byde nye medarbejdere velkommen. Onboarding handler ikke bare om at præsentere din virksomhedskultur, det er faktisk et af de mest centrale elementer, når det gælder om at skabe denne kultur. 

Hvis du gør det forkert, vil dine nye medarbejdere formentlig føle sig mindre engagerede, være længere tid om at føle sig til rette i deres nye roller og hurtigere forlade virksomheden igen. Men hvis du gør det rigtigt, er det rendyrket ✨magi ✨. Din nye rekrut vil have en bedre fornemmelse af virksomheden, nå optimal produktivitet hurtigere, forstå og være på linje med virksomhedens mål og blive længere i sin stilling. 

Onboarding er en helt central proces indenfor HR og afgør, om du kan levere en god medarbejderoplevelse og driver en succesfuld virksomhed eller ej. Data viser, at 15 % af nye talenter siger op indenfor de første seks måneder. Når man spurgte ind til den primære årsag, så var forklaringen mangel på en god onboarding-proces.

Snup en kop kaffe, og læs videre. Så giver vi dig nogle eksempler på onboarding-fejl, virksomheder begår, og fortæller, hvordan du kan undgå disse fejl. 

Mangel på pre-boarding

Mange virksomheder har travlt med bare at ansætte den nye medarbejder, så de kan sætte flueben ved dette punkt på listen, men det ville være den første fejl under processen. Kun få virksomheder har en pre-boarding-proces, som underviser de nyansatte i virksomhedens politikker, arbejdspladsen og den tjeneste eller det produkt, man skal arbejde med. Det, vi gør hos Teamtailor (og mit råd til dig!), er at sende en velkomstpakke hjem til de nye medarbejdere. Den bør indeholde:

• En beskrivelse på én side af den tjeneste eller det produkt, du har
• En medarbejderhåndbog
• Et link til webinarer eller træningssessioner, der underviser i, hvordan man bruger de værktøjer, virksomheden benytter til daglig (fx Hubspot, Planhat, Slack osv.)
• Et organisationsdiagram, der fortæller den nytilkomne, hvem som gør hvad
• En guide til virksomhedens politikker 
• En liste med de teammedlemmer, den nyansatte kommer til at arbejde  tættest sammen med
• Og merchandise, alle elsker merchandise. Og ikke bare derfor, det er også ideelt, når man skal annoncere en ny rolle på Linkedin. 

Et ustruktureret onboarding-program

Struktur lyder måske kedeligt, men tro os, det vil hjælpe dig med din onboarding-proces. Vi går mere i dybden med dette senere, men din onboarding-tjekliste bør inkludere:

• Tidlig onboarding: Del relevant information, som hjælper din nyansatte med at komme godt i gang de første par dage.
• Onboarding for nyansat: Velkomstsæt, teamfrokost, invitation til tilbagevendende møder, invitation til chatgrupper osv.
• Første uge: Planlæg kaffemøder med kollegaer, og giv din nyansatte en opgaveliste (fx hvad der skal downloades på computeren osv.)

Det er vigtigt at sikre, at din nyansatte får alt det, vedkommende skal bruge, den første dag. Med det mener vi ting som elektronisk udstyr, nøgler, tags osv.

Uklare mål og forventninger

Det er altid svært at være den nye, og mangelfuld tovejskommunikation gør det endnu sværere. Hvis de nyansatte ikke ved, hvem de skal gå til, når der opstår spørgsmål, vil de sandsynligvis begynde at stille spørgsmålstegn ved deres arbejdsindsats og færdigheder. Uklare mål og forventninger kan føre til unødvendig nervøsitet, hvilket er årsagen til, at en god onboarding-proces er så afgørende. Nye medarbejdere skal bruge cirka seks måneder på at komme helt ind i arbejdet i en ny virksomhed. Et lille tip fra os: Det er meget lettere at forstå, hvordan man skal nå sine mål, hvis de deles op i mindre opgaver. Din nyansatte kan fx få til opgave at   læse og forstå et dashboard. 

Mangel på god feedback og støtte

Feedback er andet og mere end bare “negativ feedback” (vi vil gerne kalde det for udviklende feedback) om fejl. Det er vigtigt også at give positiv feedback og anerkende succeser. Som tommelfingerregel bør 80 % af feedback handle om de fantastiske ting, dine nye medarbejdere har opnået, mens kun 20 % bør være udviklende feedback. Et godt råd er at bruge den samme form, uanset hvilken feedback du giver. Feedback bør altid gå begge veje, så husk at give plads til, at din nyansatte kan give feedback til vedkommendes ledere. Men det kan være svært at give god feedback, så her er et par råd til, hvordan du gør det. 

• Saml feedback ved at udsende anonyme undersøgelser
• Analysér feedback med dit ledelsesteam og med HR
• Reagér på (og brug!) den indsamlede feedback ved at implementere ændringer eller kompromiser
• Følg op på feedback for at vise dine medarbejdere, at de bliver taget seriøst og påskønnet
• Ikke at give adgang til de rette værktøjer og ressourcer
  

Tænk tilbage til din første dag på et tidligere job (eller dit nuværende). Mødte du op til en arbejdsplads, hvor din arbejdsstation ikke var klar? Eller hvor den software og de værktøjer, du havde brug for, manglede? Ikke en specielt behagelig onboarding-oplevelse, vel? Nyansatte bør ikke være tvunget til selv at skulle lede efter forsyninger. Det er vigtigt at huske, at HR og ledelsesteamet har arbejdet hårdt for at få fat i den nye medarbejder, så sørg for, at onboardingen er i orden og med til at holde din virksomheds omdømme højt. Vi anbefaler, at man har en tjekliste for at undgå, at onboarding-processen kører skævt. 

Med Teamtailor som din ATS kan du sikre, at din onboarding, uanset om den sker personligt eller ved "fjernstyring", bliver gnidningsfri. Vi har samarbejdet med HiBob for at skabe en imødekommende og strømlinet oplevelse til dine nyansatte. Med HiBobs onboarding-arbejdsgange vil du få hjælp til at automatisere dine onboarding-processer, så ingen detaljer bliver overset. Giv dine nyansatte en varm velkomst og en positiv onboarding-oplevelse med mulighed for at lære både virksomheden, de nye kolleger og virksomhedskulturen at kende. Læs mere om vores partnere her.