Priorisation, collaboration et outils - Confessions de DRH et experts du recrutement

Retour sur la table ronde du HR Day avec France Digitale au côté de Christelle Vaugelade-Kalipé (Bene Bono), Stella Walter (Alven), Léo Bernard (Blendy) et Lucille Andersson (Teamtailor).

Le HR Day s'est tenu juste avant l'été, et les intervenants ont fait preuve d'une grande générosité en partageant leurs précieux conseils, ceux qu’ils auraient eux-mêmes souhaité recevoir au début de leur carrière.

Dans un contexte économique où les entreprises adoptent une approche plus prudente en ce qui concerne leurs dépenses et leurs recrutements, ils ont répondu à plusieurs questions cruciales pour faire face à ces défis.

Les sujets abordés incluent la manière de prioriser les projets RH et les recrutements, de collaborer efficacement avec les autres départements et de négocier judicieusement l’adoption des outils nécessaires pour maintenir des performances optimales. Ils ont aussi expliqué quelle stratégie de contenus adopter pour continuer de se démarquer de la concurrence à moindre coût.

Comment prioriser les projets et les recrutements quand on débute ?

Le recrutement est un enjeu majeur pour les entreprises, quelle que soit leur taille, qu'il s'agisse de start-ups ou de PME. Lorsqu'il est question de recrutement, il est essentiel de prendre en compte deux aspects majeurs : la phase de "build" et la phase de "run".

• La phase de "build" englobe toutes les initiatives visant à renforcer votre marque employeur, à promouvoir la diversité et l'inclusion, à élaborer des annonces attractives, etc.
• La phase de "run" consiste à recruter

Pour déterminer la priorité de vos projets de recrutement, effectuez un audit de l’existant et identifiez les sujets prioritaires 

Pour établir des priorités en matière de recrutement, rassemblez un groupe de décisionnaires clés tels que :

• Le ou la CEO
• Le ou la C-level du département concerné par le recrutement
• Le ou la DRH
• Un ou une recruteur·se

Demandez à chacune de ces personnes de prioriser de 1 à 5 la difficulté et l'importance de chaque poste à pourvoir. Certains recrutements seront prioritaires mais relativement simples, tandis que d'autres seront à la fois prioritaires et extrêmement difficiles (par exemple, les développeurs), et d'autres encore ne seront ni prioritaires ni complexes (par exemple, les postes en marketing). Cette méthode peut également être appliquée pour évaluer la priorité des projets. Listez ce qui est important et ce qui l’est moins pour vous permettre d’avoir une idée des sujets prioritaires.

La première étape consiste donc à faire un audit de tout ce qu’on a et de mettre le tout sur un fichier et de classer.

Attribuez ces rôles et ces projets aux membres de l’équipe de recrutement

Une fois cette évaluation réalisée, répartissez les tâches parmi les membres de votre équipe de recrutement.  Cela vous permettra de mieux comprendre la charge de travail au sein de l’équipe et mettra peut-être en lumière des disparités entre ceux qui sont surchargés, et ceux qui ne le sont pas. En conséquence, vous pourrez réaffecter les priorités et les responsabilités au sein de l'équipe.

Si vous constatez qu'il y a trop de projets à gérer ou que vous ne pourrez pas atteindre vos objectifs au niveau global, alors envisagez ces solutions :

• Formez les recruteurs et recruteuses pour qu’ils soient plus efficaces
• Collaborez avec des cabinets de recrutement pour obtenir de l’aide
• Impliquez vos hiring managers dans le processus de recrutement en déléguant une partie des recrutements à vos collègues et managers.

Une fois ces étapes accomplies, vous disposerez d'une base solide pour vous concentrer sur la phase de "build" et continuer à renforcer votre équipe et votre marque employeur.

Par où commencer quand construit la fonction RH/ recrutement d’une entreprise ?

1. Prenez du recul sur les besoins et priorités avant de vous lancer 

Comme évoqué précédemment, l’un des objectifs principaux de la fonction de recrutement est d'identifier la personne adéquate pour chaque poste. Il est courant que les DRH ou les responsables du recrutement ressentent une pression initiale pour embaucher rapidement.

“Ce qu’il ne faut surtout pas faire dans ces moments-là, c'est de se lancer” confie Christelle. Il est essentiel de ne pas se précipiter dans le processus. Elle recommande de prendre du recul et d'établir une stratégie de recrutement solide avant de commencer.

Avant même de rencontrer un ou une candidate, il faut réfléchir à la stratégie de recrutement :

• Quel est le plan de recrutement ?
• Quel poste a-t-on besoin ?
• Quelles sont les priorités ? Classez les postes en fonction de leur importance
  • P1: La boîte s'écroule car l'activité ne peut pas tourner si on ne recrute pas ces postes définit comme P1
  • P2: Il faut des objectifs stratégiques et ces postes en P2 vont nous aider à les élaborer
  • P3:  c'est des postes “nice to have”

Cette réflexion vous aidera à construire un plan de recrutement solide avant de commencer les embauches.

2. Devenez business partner avec la Finance 

Prenez le temps de discuter avec le COO et le CFO pour établir une relation solide avec la finance.

Discuter avec le/la CFO pour comprendre la situation financière de l’entreprise

• Quel est le Business Plan (BP) de l’entreprise ?
• Quels sont les objectifs de masse salariale ?
• Quelle est la situation financière de l’entreprise ? Est-ce que l’entreprise est dans une période de frugalité où il faut faire moins et mieux ? Ou est-ce qu’au contraire l’entreprise est dans une période d'investissement ?

Ces informations vous guideront dans l'élaboration de votre plan de recrutement.

3. Impliquez le COMEX pour définir ensemble vos valeurs et vos processus

Les ressources humaines sont l'affaire de toute l'entreprise, et chacun doit contribuer à définir les valeurs et les processus de recrutement. Il est donc important d’organiser une réunion avec le COMEX et définir ensemble vos valeurs et les processus qui seront mis en place pour recruter.

• Quelle est la philosophie de recrutement de l’entreprise ?
• Quelles sont les questions qu’on pose lors des entretiens d’embauche ?
• Est-ce qu’on fait une prise de référence, oui/non, pourquoi ?
• Est-ce qu'on fait un entretien de culture fit ou non ? Si oui, qui le fait et à quelle étape du processus de recrutement ?
• Quel est le rôle des hiring managers dans le processus du recrutement ? Est-ce qu’ils évaluent les hard skills, les soft skills, ou les deux ?
• Est-ce qu’on donne des droits de véto dans le processus de recrutement ? Si oui à qui ? Aux HR, hiring manager ?
• Est-ce que l’entreprise a une politique engagée de diversité et d'inclusion ?
• Où va-t-on chercher les candidats ? Est-ce qu'on va toujours dans le même écosystème de la startup nation ou est-ce qu'on se donne la possibilité d'aller regarder dans d'autres paniers ?

Ces discussions vous aideront à élaborer une stratégie de recrutement alignée sur les valeurs de l'entreprise.

4. Utilisez le business plan comme un outil central

Le business plan doit devenir l'outil principal du département des ressources humaines. Il est essentiel de le comprendre et de savoir le lire, car la masse salariale représente la première ligne de dépenses, ce qui veut dire que l’impact des RH est probablement le plus stratégique de l’entreprise.  De ce fait, il est crucial pour les RH de mettre des niveaux de priorités sur le plan de recrutement et aussi de prévoir des scénarios optimistes et pessimistes en cas de difficultés financières. Que faire si en Q2 vous vous rendez compte que l’entreprise n’a pas atteint les objectifs palliés qu’elle s’était fixé sur ce Q1 ? etc.

5. Déléguez et formez les hiring managers

Responsabilisez vos hiring managers en les formant et en leur fournissant les ressources nécessaires pour participer activement au processus de recrutement. Assurez-vous qu'ils comprennent les procédures, les outils, et les éléments de langage appropriés.

Pour aller plus loin, cet article pédagogique explique comment l'entreprise Blinkist a réussi à mettre en place un recrutement autonome décentralisé, détaillant les responsabilités des intervieweurs, des managers et de l'équipe TA avec différents niveaux de service.

6. Établissez une politique de compensation et d'avantages sociaux équitable

Pour garantir une évolution équitable de l'ensemble de vos collaborateurs, il est impératif d'établir une base de rémunération commune. Cela nécessite une réflexion approfondie pour établir un cadre harmonisé en fonction des spécificités de chaque métier et des différentes régions géographiques.

Commencez par évaluer les compétences essentielles pour chaque poste. Vous obtiendrez ainsi une base qui sera harmonisée et qui permettra de créer des passerelles entre les différentes fonctions. Construisez ensuite votre politique de rémunération en lien avec ces parcours professionnels appelé “career path”. 

Comment construire son argumentaire lorsuq’on envisage l’acquisition d'outils ?

Il est important d’adopter le vocabulaire du business et de mettre en avant le retour sur investissement. Il est essentiel de démontrer que chaque euro investit dans des initiatives telles que des campagnes de recrutement, rapportera à l'entreprise un bénéfice de 2 ou 3 euros.

Prenons l’exemple d’une formation en management.  Supposons qu’elle coute 5000 euros et qu'elle soit dispensée à tous les managers, ça représentera un coût total de 15 000 euros à l’entreprise. Si ces managers contribuent à une meilleure rétention en réduisant le taux de rotation du personnel grâce à cette formation, et qu'ils génèrent une croissance d'un point (comparé à l'investissement initial de 15 000 €), la formation s'avère rapidement rentable.

Souvent, c'est le /la CFO qui décide du budget et pour eux tout est une question de coût. Qu'il s'agisse d'un système de suivi des candidatures (ATS), d'un outil de recherche, du recours à un cabinet de recrutement ou du financement d'une formation, tous ces éléments représentent des charges financières. Il faut leur démontrer qu’investir dans les bons outils ou dans la formation permettra à l’entreprise par exemple d'optimiser ses processus de recrutement, en économisant sur les coûts externes.  N'hésitez pas à solliciter un budget en mettant en avant que l’acquisition de meilleurs outils vous permettra d'améliorer vos performances. À terme,, le ou la CFO constatera le retour sur investissement et l’addition sera moins salée.

Si toutefois, la situation financière de l’entreprise est fragile et que vous ne parvenez pas à obtenir le budget nécessaire pour vous équiper correctement, il est possible de recourir à des outils tels que Notion pour créer un système de suivi des candidatures ou une page carrière en interne. En utilisant des workflows et des processus bien établis, combinés à une culture d'entreprise axée sur la documentation, vous pourrez continuer à recruter avec succès. Néanmoins, l'inconvénient majeur de ne pas être correctement équipé est l'absence de données exploitables à long terme.

Faire du nurturing et mobiliser vos ressources internes qui sont vos meilleurs ambassadeurs

En période de croissance soutenue avec des besoins de recrutement élevés, il est courant de se tourner vers des candidats externes au lieu d'explorer les talents internes.  Il existe une sorte de FOMO (fear of missing out) qui nous pousse à penser que l'expertise exceptionnelle recherchée par l'entreprise se trouve inévitablement à l'extérieur, et donc, nous nous précipitons pour attirer des candidats venant des entreprises les plus performantes.

En réalité, la plupart des individus qui possèdent les bons soft skills peuvent acquérir les hards skills nécessaires. Par conséquent, il ne faut pas hésiter à regarder en interne s’il y a des profils qui pourraient correspondre aux recherches. La première étape consiste à diffuser les offres en interne, afin de déterminer si des employés sont intéressés, puis de les faire passer par le même processus de recrutement que les candidats externes. Cela permet d'identifier les personnes qui pourraient potentiellement envisager de changer d'équipe ou qui pourraient éprouver des frustrations dans leur poste actuel.

De plus, à l'exception de quelques entreprises, nous ne sommes plus dans une phase de forte croissance avec des plans de recrutement massif de 150 personnes par an. Par consequent, le nurturing est d’autant plus important et d’actualités. Identifiez dès maintenant les personnes à l’externe qui ne sont pas à la recherche d’un nouvel emploi. Engagez une conversation avec ces profils, envoyez-leur du contenu sur les actualités de l’entreprise via votre ATS. S'ils apprécient votre entreprise et qu'ils vous apprécient aussi en tant qu'individus, ils penseront à vous lorsqu’une nouvelle opportunité se présentera, voire en parleront à leur réseau. Le nurturing est ainsi un levier de recrutement extrêmement efficace.

Les fonctionnalités Connect et Nurture de Teamtailor vous offrent la possibilité d'établir des liens solides avec les candidats et vous aident à développer votre vivier de talents. Ainsi, lorsque de nouvelles opportunités se présenteront au sein de votre entreprise, vous pourrez consulter votre vivier de candidats existants, plutôt que de commencer d’une page blanche.

Quelle stratégie de contenu et de communication faut-il adopter pour se démarquer en tant qu'employeur ?

La clé d'une proposition de valeur solide réside dans la transparence et l'authenticité, plutôt que dans la vente de rêve. Il est essentiel de définir votre promesse employeur et ce que vous garantissez. Par exemple, vous pouvez choisir de rémunérer vos employés au 50e percentile, c'est-à-dire au prix du marché, tout en promettant aux candidats qu'ils acquerront une expérience enrichissante en rejoignant votre entreprise. Dans de petites structures, il est fréquemment demandé d'être polyvalent et de prendre en charge des projets qui ne sont pas nécessairement liés à la description de poste initiale. Cette polyvalence favorise la croissance professionnelle des employés. Il est important de reconnaître que certaines facettes de votre entreprise ne plairont pas à tous les candidats, et c'est parfaitement acceptable. L'authenticité demeure la priorité.

Quant au type de contenu à utiliser pour pousser la marque employeur, misez sur vos employés qui sont les premiers ambassadeurs de votre entreprise. Vous pouvez faire beaucoup de chose avec eux à moindre coût : politique de cooptation, les former pour créer du contenu etc.

Une autre stratégie à envisager est la construction de l’Employee Value Proposition, c'est-à-dire, un cadre qui permet de définir l'identité culturelle de votre entreprise. Pour construire cet EVP, il est important de se pencher sur des aspects tels que les politiques en termes d’environnement de travail - remote, présentiels, hybride - la philosophie de salaire, de rémunération globale, l'approche de la performance etc. Interrogez ensuite vos employés pour avoir leur avis sur ce qu’est la transparence dans l’entreprise, ce qu’est l’ownership, ce qu’est la liberté etc. Cet exercice révélera que chacun peut avoir sa propre définition de ces concepts. Une fois cet exercice terminé, vous aurez une vision plus claire des valeurs de votre entreprise, ce qui vous permettra de cibler les candidats qui partagent ces valeurs. Il faut être capable d’identifier les candidats en adéquation avec ces valeurs, tout comme ceux qui ne correspondent pas.

Documentez toutes les réponses à ces questions et partagez-les avec tous vos candidats. L'Employee Value Proposition a pour objectif d'expliquer qui vous êtes en tant qu'entreprise, mais également qui vous n'êtes pas.  Il s'agit d'un document extrêmement précieux qui permet de faire gagner du temps à toutes les parties impliquées et facilite la prise de décision. C'est une aide à la décision de recrutement et par extension décisions sur tous les sujets à RH.