Quand externaliser ses recrutements ?

L'externalisation des recrutements est une stratégie de plus en plus prisée par les entreprises qui cherchent à optimiser leur processus de recrutement, que ce soit pour gagner du temps, accéder à des talents spécifiques ou mieux contrôler les coûts. Cependant, elle nécessite une réflexion stratégique pour savoir quand et pourquoi externaliser ses recrutements. Dans cet article, nous allons donc présenter les avantages, les inconvénients, et les moments où cette approche devient pertinente.

Les avantages de l’externalisation

Gain de temps et optimisation des ressources internes

Dans des contextes où l'équipe RH est déjà surchargée par des tâches opérationnelles ou stratégiques (formation, gestion des talents, bien-être des employés), externaliser le recrutement permet de libérer des ressources. En confiant la gestion des annonces, la présélection des CV et les entretiens préliminaires à un prestataire externe, l'entreprise peut se concentrer sur d'autres priorités. Par exemple, pour une entreprise qui embauche massivement ou régulièrement, l’externalisation permet d’éviter les goulots d’étranglement dans les processus de recrutement.

Accès à un réseau plus vaste et à une expertise spécialisée

Les cabinets de recrutement possèdent souvent un vivier de talents et une expertise sectorielle difficile à égaler en interne. Ils peuvent s’appuyer sur des bases de données solides, des réseaux sociaux spécialisés et des outils de sourcing sophistiqués pour trouver les meilleurs talents. De plus, ces cabinets connaissent les dernières tendances du marché, ce qui leur permet de cibler des candidats parfois passifs ou difficiles à atteindre. Par exemple, dans le cas de recrutements spécialisés dans le médical ou le juridique, les cabinets ont souvent un accès privilégié à des professionnels en poste qui ne sont pas activement en recherche d'emploi mais ouverts à des opportunités intéressantes.

Autre exemple dans le cas du recrutement de profils tech. Face à la pénurie de candidats qualifiés, faire appel à un cabinet de recrutement spécialisé comme Mobiskill par exemple, garantit non seulement un accès privilégié à des talents difficiles à atteindre car souvent hors marché, mais aussi une expertise sectorielle et culturelle qui permet de naviguer entre les enjeux de pénurie et de fidélisation dans un marché aussi compétitif, offrant un gain de temps et une véritable valeur ajoutée pour les entreprises.

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Flexibilité accrue et maîtrise des coûts

L’externalisation permet d’ajuster les besoins en recrutement sans embaucher des recruteurs supplémentaires en interne. Cela s’avère particulièrement pertinent pour les entreprises qui connaissent des périodes de recrutement fluctuantes. Pendant les pics d'activité, il est possible de mobiliser rapidement des équipes externes sans avoir à embaucher ou former du personnel. L'externalisation peut également être plus rentable à long terme si elle permet de réduire les erreurs de recrutement, souvent coûteuses.

Amélioration de l’expérience candidat

Les cabinets externes spécialisés dans le recrutement apportent une attention particulière à l'expérience candidat, qui est devenue un enjeu central pour attirer les meilleurs talents. En confiant cette tâche à des experts, une entreprise peut améliorer la manière dont elle communique avec les candidats, leur offre un suivi personnalisé tout au long du processus, et se positionne avec une marque employeur attractive. De plus, la mise en place d’un processus clair et transparent avec des feedbacks réguliers améliore la satisfaction des candidats, même en cas de refus​.

Les inconvénients de l’externalisation

Perte de contrôle et d’implication dans le processus

Externaliser signifie confier une partie du processus de recrutement à une entité externe, ce qui peut générer une perte de contrôle sur la qualité des candidats ou sur l’image de l’entreprise véhiculée durant le processus. Si la communication entre l'entreprise et le prestataire n'est pas fluide, des erreurs de compréhension peuvent survenir, aboutissant à des recrutements inadaptés. Par ailleurs, le recrutement joue un rôle clé dans la transmission des valeurs de l'entreprise ; il est parfois difficile pour une société externe d’incarner pleinement la culture d’entreprise. C’est pourquoi il est essentiel de choisir un prestataire dans lequel vous pouvez avoir confiance et d’évoquer ces éléments de manière transparente avec lui afin de lui faire part de votre niveau d’attente. 

Coûts à long terme et opacité des tarifications

Si l’externalisation permet de réduire certains coûts à court terme (notamment ceux liés aux équipes internes), elle peut devenir plus onéreuse sur le long terme, surtout si des cabinets facturent en pourcentage des salaires ou demandent des frais additionnels pour des services annexes (recherche internationale, outils technologiques, etc.). De plus, la facturation peut être complexe, avec des honoraires peu transparents qui dépendent du niveau de difficulté du poste à pourvoir ou du secteur d’activité. Généralement, les cabinets indiquent leur mode de fonctionnement et de facturation dès le début. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à demander. 

Intégration culturelle des candidats

Même si les cabinets externes sont experts dans l’identification de compétences techniques, ils peuvent parfois avoir plus de mal avec l’adéquation culturelle entre un candidat et l’entreprise. Le risque est de recruter des talents qualifiés qui ne s’intègrent pas bien à la dynamique interne ou aux valeurs de l'organisation. Cela peut entraîner un turnover plus élevé, ce qui annule les économies initiales réalisées par l'externalisation.

Quand externaliser ?

Croissance rapide et besoins de recrutement importants

Lorsque l'entreprise entre dans une phase de forte croissance ou de développement international, elle peut faire face à un besoin urgent et important de nouveaux talents. C’est dans ces moments que l'externalisation s'avère très bénéfique. Elle permet de répondre à un afflux de recrutements sans alourdir les équipes internes et sans compromettre la qualité des embauches. Par exemple, des startups en hyper-croissance, qui doivent embaucher 100 employés en quelques mois, bénéficient de l'agilité qu'offre un prestataire externe.

Profils techniques ou rares

Les entreprises qui recherchent des compétences rares, notamment dans les secteurs comme la tech peuvent trouver une réelle valeur ajoutée en externalisant ces recrutements complexes. Les cabinets spécialisés connaissent bien le marché de ces talents spécifiques, savent comment les approcher, et peuvent se permettre d'adopter une stratégie de chasse de tête plus efficace qu’une équipe interne.

Recrutements saisonniers ou temporaires

Les entreprises qui opèrent dans des secteurs saisonniers (tourisme, événementiel, distribution) ont souvent des besoins temporaires en personnel, qu'il s'agisse de renforts pour des périodes spécifiques ou d'employés pour des projets à court terme. Externaliser permet de répondre à ces pics de demande sans avoir à maintenir une équipe de recrutement permanente.

Manque de ressources internes

Certaines entreprises, en particulier les PME ou les startups, n'ont pas encore de service RH suffisamment structuré pour gérer efficacement des processus de recrutement complexes. L'externalisation devient alors une solution pratique pour obtenir rapidement des profils qualifiés sans avoir à investir dans des équipes internes coûteuses et des outils technologiques spécifiques.

Comment réussir son externalisation ?

Pour maximiser les avantages de l'externalisation et limiter les inconvénients, plusieurs bonnes pratiques peuvent être mises en place :

• Établir des critères clairs : Il est crucial de définir précisément les compétences techniques recherchées, mais aussi les qualités humaines et culturelles pour que le prestataire sache exactement quel profil est recherché. On ne répétera jamais assez combien le brief est essentiel. 
• S'assurer d'une bonne communication : Maintenir des échanges réguliers avec le prestataire pour ajuster les critères si nécessaire et éviter les malentendus.
• Suivre les résultats : Évaluer les performances des recruteurs externes à travers des KPI (nombre de candidatures qualifiées, taux de conversion en entretien, etc.) afin d'optimiser continuellement le processus.

L’externalisation du recrutement peut être une option stratégique et rentable pour les entreprises, surtout dans un contexte de croissance rapide ou de besoins spécifiques. Cependant, elle doit être utilisée avec discernement et accompagnée de processus clairs pour s'assurer que les candidats recrutés correspondent aux besoins techniques et culturels de l'entreprise. Il s'agit d'un levier puissant à condition d'en maîtriser les coûts et de garder un bon niveau de contrôle sur la qualité des recrutements.