Top Doctors eleva el compromiso de sus contrataciones

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Bienvenidos a Top Doctors

Top Doctors es un grupo de empresas tecnológicas líder en la digitalización del sector salud que nace en 2013 con la visión de facilitar a los pacientes el acceso a los mejores especialistas médicos en el mundo.

Nuestra hiperespecialización en el sector, nos ha permitido proveer de soluciones tecnológicas y digitales a consultas y centros médicos, hospitales, laboratorios y farmacias para que mejoren su relación asistencial con los pacientes. Por otro lado, tenemos el objetivo de ayudar a estos pacientes a encontrar y contactar con los mejores especialistas médicos de la sanidad privada, auditados y certificados por el proceso de selección más riguroso del mundo.

Actualmente estamos presentes en España, Italia, Reino Unido, México, Colombia, Chile, Argentina y Arabia Saudí y ayudamos a más de 300.000.000 de usuarios cada año. Todo esto lo podemos hacer gracias a los casi 500 profesionales con los que contamos, principalmente en nuestras sedes de Barcelona y Méjico, y en dónde compartimos el día a día profesionales de 29 nacionalidades diferentes. 

¿Cómo está Top Doctors revolucionando el sector Sanitario y qué desafíos encontráis en vuestra industria? 

Top Doctors está revolucionando el sector porque se ha posicionado como un grupo tecnológico que ofrece soluciones asistenciales avanzadas para todos los actores del sector sanitario desde grupos hospitalarios hasta centros médicos o consultas individuales. A través de su plataforma, facilitan el acceso a herramientas innovadoras que mejoran la experiencia tanto de pacientes como de profesionales de la salud. Al integrar tecnología de vanguardia como la inteligencia artificial y la telemedicina, Top Doctors optimiza la interacción entre los distintos stakeholders, ayudando a los pacientes a encontrar a los mejores especialistas de forma eficiente, transparente y personalizada, mientras ofrece a los médicos un entorno digital para optimizar su práctica y visibilidad.

Incorporar talento en Top Doctors tiene varias dificultades. Por un lado, nos encontramos frente al reto de incorporar perfiles internacionales para nuestra sede de Barcelona. Desde allí, gestionamos las operaciones de España, Reino Unido e Italia, y las personas que trabajan para cada uno de esos mercados debe tener una competencia lingüística bilingüe, tanto oral como escrita, para asegurar la mejor atención al cliente. 

Por otro lado, tenemos grandes retos a nivel de tecnología que exige incorporar a un talento muy cualificado para el desarrollo de nuestros productos, y en este sentido, sabemos que el mercado es muy competitivo y escaso. 

Encontrar talento es complejo en sí, y las diferentes dimensiones que se deben evaluar en el proceso de selección (actitudinal, técnica y cultural) implica conseguir definir un proceso ágil, riguroso y amigable para ambas partes, de tal forma que el proceso de selección no sea un trámite tedioso para las personas candidatas o para el equipo de reclutamiento. La comunicación durante el proceso debe estar lo más estandarizada para la empresa, para poder automatizar y optimizar al máximo, pero personalizada para la persona candidata, a través de la que debemos conseguir activar el mayor interés. 

¿Cómo era vuestro proceso de selección antes de Teamtailor?

El equipo de selección de Top Doctors no había operado anteriormente con un ATS. El proceso era muy manual y, al no ser capaces de reclutar en directo todo el volumen necesario, nos nutríamos mucho de partners externos. 

A mediados de 2023 realizamos un análisis de la situación y marcamos un plan estratégico para conseguir captar el talento de forma más eficiente, generando mejor experiencia de candidato, disminuyendo la carga operativa de los hiring managers y elevando el compromiso de las personas contratadas. Aunque este resumen simplifica mucho el esfuerzo de la definición y la ejecución del plan, en poco más de un año podemos decir que le dimos la vuelta a nuestro modelo de reclutamiento y estamos orgullosos y satisfechos del cambio. 

¿Por qué elegisteis Teamtailor?

Elegimos Teamtailor por la simplicidad de la implementación y las prestaciones que incorporaba en las que vimos valor dado el volumen y las fases del proceso. Poder definir ad hoc cada proceso, tener las plantillas e interactuar con los hiring manager desde el propio ATS, nos permitía prever los resultados que queríamos tener.

Una de las prestaciones que nos hizo también decidir fue el Career Site integrado en la solución. Para nosotros, poder abrir una ventana al talento de forma tan sencilla fue un servicio que no teníamos previsto y que, sin duda, nos encantó. 

Y por último, y no menos importante, teníamos una tremenda preocupación por la seguridad y la privacidad de la información de nuestras personas candidatas. Al no tener ninguna persona experta en el equipo, Teamtailor nos dio la seguridad de ser un partner que nos acompañar en este sentido con la rigurosidad necesaria. 

¿Cómo ha sido vuestra experiencia con Teamtailor hasta ahora?

La verdad es que percibimos los resultados de implementar Teamtailor como ATS desde el principio pero, he de decir, que hicimos una gestión del cambio muy planificada y conseguir la adaptación a la plataforma de todos los stakeholders fue clave. Es decir: hay que convencer a los hiring managers de acceder al proceso, colaborar en el filtraje, interactuar con el equipo de reclutamiento desde el ATS; olvidar “viejas costumbres” como el mail o las reuniones, y darle a los procesos la dinámica y el ritmo adecuadas. En lo que más hemos notado los resultados es en el control del pipeline de selección, ya que no solo vemos lo que estamos buscando sino que tenemos acceso al histórico, el repositorio de candidaturas, ya que podemos retomar el contacto con personas de otros procesos, y en el “time to hire” ya que, sobre todo en la fase de activación y recepción de currículums, hemos detectado un acortamiento significativo de los tiempos. 

A nivel de costes, ha habido una disminución significativa. No hemos necesitado externalizar ninguna vacante en los últimos 12 meses y, adicionalmente, hemos disminuido ya en lo que va de año 2 puntos la rotación de personal. Sin duda, el proceso de selección impacta significativamente en la fidelización de los primeros meses: un mayor control y mejor definición de los procesos, ha ayudado a mejorar el compromiso de nuestros profesionales. 

¿Qué funcionalidad de Teamtailor es la que más usáis y por qué?

Hay varias cosas que tenemos muy integrado en el día a día del uso de la herramienta. Destacaría varias.

En primer lugar, los mensajes automatizados de seguimiento de las etapas a las personas candidatas. Ayuda mucho a asegurar que hay contacto y comunicación durante el proceso, y no sobrecarga al equipo de reclutamiento. 

Por otro lado, el flujo de validaciones. Ayuda mucho que no haya que hablar “por fuera” de la herramienta de las necesidades de selección, sino que cada responsable solicita sus vacantes y desde recursos humanos tramitamos la petición rápidamente. Adicionalmente, customizamos las etapas de cada proceso, definiendo los hitos ad hoc, las pruebas y permitiéndonos prever los timmings para cada proceso. 

Adicionalmente, ahora disponemos de una base de datos. Conseguimos cubrir vacantes de forma muy muy rápida, incluso en horas, dado que podemos revisar candidaturas recibidas en el pasado, candidatos ya entrevistados e, incluso, hacer impactos masivos para agilizar el contacto con todos ellos. 

¿Cuáles son tus 3 mejores consejos para los recruiters?

1. El primero de todos es ser muy crítico con el ATS y dar feedback continuo a las empresas. En mi carrera profesional he trabajado con diferentes herramientas y marcas, y creo que a día de hoy la plataforma perfecta no existe. Pero se puede construir si, de vez en cuando, nos sentamos con los partners y les hablamos sobre nuestra experiencia como usuario y qué funcionalidades no usamos, necesitamos o hay que cambiar. El mundo de la selección necesita que seamos proactivos y críticos en lo que hace referencia a los ATS. 
2. El segundo consejo es que el ATS es un complemento, pero somos nosotros los responsables del éxito de la selección. La imagen de marca, nuestro discurso de atracción, el tone of voice de las ofertas… ahí es donde tenemos que poner el cariño y el esfuerzo. El ATS nos agiliza otras partes, pero no podemos pensar que por implementar un ATS todo va a ir rodado. Además, debemos ser críticos con el uso que hacen nuestros equipos del ATS, revisar como gestionan cada etapa y si realmente estamos trabajando con un mindset de integrar datos que nos sirvan también para futuros procesos de selección. 
3. Y el último, pero no menos importante: trata de generar vivencias únicas en los candidatos. Revisa la percepción del candidato y cómo le estás haciendo sentir. La marca empleadora no es solo una responsabilidad empresarial, sino que el recruiter tiene mucho que ver en la huella que deja en el mercado. Recordar detalles únicos, generar confort, facilitar una sonrisa en cada mensaje… conviértete en candidato de tu empresa (de nuevo) para asegurar que todo lo estás haciendo como te gustaría que fuera contigo. 

¿Cómo crees que será el futuro de los RRHH?

Yo creo de verdad que los profesionales de recursos humanos tienen un gran valor dentro de las organizaciones, pero que la responsabilidad y las funciones del área deben permeabilizar en cada esquina de la empresa. Debemos ser garantes de que haya una buena gestión activa del talento, y eso se hace directamente dentro de los equipos (y no hay una persona de RRHH en cada equipo). Nos debemos dedicar más a acompañar al leadership en su labor de personas y promover una gestión sana, humana y consistente. 

¿Qué dirías a otras empresas que están pensando en cambiarse a Teamtailor?

Les diría que hagan los 3 pasos previos muy bien hechos: 

Si tú también quieres ser un Héroe de los RRHH, estaremos encantados de contarte cómo llevar tus procesos de selección al siguiente nivel🚀