Comment accompagner ses collaborateurs pendant les Jeux Olympiques et Paralympiques ?

On entend parler des Jeux Olympiques et Paralympiques (JOP) à Paris depuis maintenant un moment. Mais alors que l’échéance se rapproche, êtes-vous vraiment prêts ? 

C’est un sujet central pour les RH des entreprises parisiennes : quelle stratégie adopter ? Comment accompagner ses collaborateurs pour que tout se passe au mieux ? Que mettre en place ? Nous entendons beaucoup de questions, mais à quelques semaines de l’événement, force est de constater que peu de réponses ou de ressources sont disponibles. Nombreuses sont les entreprises qui sont encore dans le flou. Nous vous proposons donc un petit tour d’horizon des différentes possibilités, ainsi que des conseils pour accompagner au mieux vos collaborateurs.  

Contexte 

Les Jeux Olympiques se dérouleront du 26 juillet au 11 août, et les Jeux Paralympiques du 28 août au 8 septembre. Plus de 15 millions de visiteurs sont attendus pendant cette période. Comme chacun le sait désormais, les transports vont être particulièrement impactés. De nombreuses stations de métro et de tramway seront fermées, certaines le sont d’ailleurs déjà. De plus, certaines zones seront inaccessibles sans un laissez-passer. Un véritable casse-tête qui nécessite donc une organisation du côté des parisiens.

Qui dit conditions exceptionnelles dit mesures exceptionnelles. Les entreprises ont donc été invitées à s’organiser pour gérer au mieux cette période particulière. 

Différentes possibilités

On peut tout de même souligner que les dates ont été bien choisies. C’est à cette période que la plupart des Français prennent leurs vacances d’été. Mais cela ne veut pas dire que tout le monde sera en congés. 

Le Guide du Ministère du travail préconise plusieurs possibilités pour aménager l’organisation du travail lors de cette période. 

Horaires décalés 

Comme en période de canicule, les entreprises peuvent autoriser leurs salariés à venir plus tôt pour finir plus tôt, ou à commencer plus tard, pour finir plus tard. Cela permet d’éviter les heures de pointe dans les transports. A moins que tout le monde ne décide de faire pareil ! 

Congés payés ou RTT 

Le Ministère du travail conseille vivement de privilégier cette option. Les entreprises peuvent choisir de fermer leur établissement, comme cela se fait souvent à cette période de l’été, et quand cela leur est possible bien évidemment. 

Adapter la durée du travail 

Il est ici question de dérogations pour allonger la durée du travail, réduire le temps de repos quotidien ou de déroger au repos dominical au profit d’un autre jour de la semaine. 

Télétravail

L’option à laquelle entreprises et salariés ont pensé en premier est bien entendu proposée par le Ministère. “Afin de s’adapter aux exigences de mobilité pendant les JOP, les entreprises peuvent recourir et mobiliser les souplesses prévues dans leurs accords ou leurs chartes de télétravail.” 

Lorsque cela est possible, et donc principalement dans les services, la majorité des entreprises semble tout de même plébisciter cette dernière option.

Le télétravail 

Que le télétravail soit l’option vers laquelle les entreprises se tournent n’est pas vraiment une surprise. Il leur suffit de remettre la main sur leur guide de gestion du covid. S’il y a bien un aspect positif à cette période, c’est d’avoir appris aux entreprises que le télétravail est possible, mais surtout qu’il peut être efficace. De nombreuses entreprises ont d’ailleurs gardé quelques jours de télétravail, souvent à la demande des salariés qui ont pris goût à cet équilibre. 

Même s’il ne s’agit pas d’une période très longue, il est tout de même important de mettre en place certaines choses afin que tout se passe au mieux. Les salariés ont peut-être l’habitude d’un jour ou deux par semaine, passer en full remote est une autre affaire. 

Que mettre en place pour une période full remote ? 

Pour accompagner les collaborateurs, plusieurs choses peuvent être mises en place de manière assez simple. 

Faites preuve de disponibilité et de flexibilité

À situation exceptionnelle, il est de la responsabilité de chacun de faire en sorte que tout se passe de manière aussi fluide que possible. 

Faites confiance 

Cela s’adresse principalement aux managers. Certains pensent encore que télétravail rime avec relâchement. Nombre d’études ont pourtant démontré le contraire. En étant à distance, on a parfois l’impression d’avoir moins de contrôle ou tout du moins de visibilité sur ses collaborateurs. Faire preuve de confiance aura un impact positif sur ces derniers. Cela ne vous empêche pas de faire des points et d’échanger régulièrement. 

Encouragez la communication 

La distance ne doit pas dire que chacun reste à travailler dans son coin. Il faut à tout prix éviter l’isolement qui peut être ressenti dans ce cadre. Cela implique de créer des rituels qui vont au-delà des réunions habituelles. Pourquoi ne pas mettre en place des coffee chats au cours de la journée ? Ce sera aussi l'occasion de créer de la cohésion entre certains collaborateurs qui se connaissent moins ou d’équipes différentes. Pour les timides ou les moins inspirés, il existe de nombreux jeux en ligne qui peuvent permettre de briser la glace.  

Utilisez les bons outils 

La communication doit être facile. Beaucoup d’entre vous possèdent déjà des messageries instantanées telles que Slack ou Discord. C’est le moment ou jamais de les mettre à profit ! Il est aussi important d’avoir des outils pour centraliser les informations et les documents. De notre côté, nous utilisons Notion et nous ne pouvons que le recommander. 

Fixez des règles sur les horaires de travail 

À la maison, la limite entre le pro et le perso peut vite devenir floue. Les collaborateurs ont parfois du mal à “décrocher”. C’est pourquoi il est si important de fixer certaines règles pour éviter la surcharge. Les RH peuvent fournir un cadre de travail afin de ne pas tomber dans l’excès. 

Assurez-vous que chacun dispose d’un espace de travail correct 

La période dont nous parlons a beau être courte, nous ne sommes jamais à l’abri d’une prolongation. Et même pour un temps limité, il est important d’avoir un espace de travail correct. Contrairement à la légende, rares sont ceux qui travaillent depuis leur lit. Mais tout le monde n’a pas de bureau non plus. Si vous avez pour objectif de pérenniser le télétravail, il peut être intéressant de débloquer un budget afin que chacun puisse disposer d’un espace de travail digne de ce nom. 

Autres mesures et conseils pour les RH

Organisation du transport

Pour les collaborateurs qui doivent absolument se déplacer, envisagez de mettre en place des solutions de transport alternatives. Cela peut inclure la mise à disposition de vélos, la promotion du covoiturage ou encore la prise en charge partielle des frais de taxis ou VTC.

Flexibilité des lieux de travail

Encouragez l’utilisation des espaces de coworking dans des zones moins impactées par les perturbations de transport. Certaines entreprises pourraient envisager des partenariats avec des espaces de coworking pour offrir plus de flexibilité à leurs employés.

Bien-être et santé mentale

La période des JOP peut être stressante pour certains employés. Il est crucial de veiller au bien-être mental des collaborateurs en mettant à disposition des ressources de soutien psychologique. Des ateliers de gestion du stress ou des séances de méditation peuvent également être bénéfiques. Et cela reste vrai toute l’année. 

Communication proactive

Assurez-vous de communiquer de manière proactive et transparente avec vos collaborateurs sur les plans de l'entreprise pour cette période. Des mises à jour régulières et des FAQ peuvent aider à répondre aux préoccupations et à clarifier les attentes.

Engagement et motivation

Pour maintenir la motivation, pensez à organiser des événements virtuels en lien avec les JOP. Des compétitions internes, des quiz sur les Jeux Olympiques, ou des visionnages collectifs d’épreuves peuvent renforcer l’esprit d’équipe et créer une ambiance positive.

Formation et développement

Profitez de cette période pour proposer des formations en ligne ou des webinaires. Cela peut être une occasion idéale pour les collaborateurs de développer de nouvelles compétences sans les contraintes habituelles du bureau.

En prenant ces mesures et en restant flexible et à l’écoute des besoins de vos collaborateurs, vous pouvez transformer cette période potentiellement chaotique en une opportunité de renforcer la résilience et la cohésion au sein de votre entreprise.