Une mise en oeuvre rapide et facile avec Colonies

Fondée il y a sept ans, Colonies a toujours eu pour volonté de réconcilier tech et immobilier. Leur mission ? Faciliter l’accès au logement tout en dépoussiérant l’immobilier locatif à travers des solutions de co-living clés en main. Leur particularité est qu’ils ont intégré toute la chaîne de valeur : ils recherchent des biens pour leurs investisseurs puis leurs équipes s’occupent des parties travaux, architecture, design, jusqu’à la livraison. Ils se chargent ensuite de la commercialisation et de la gestion. L’entreprise compte aujourd’hui une centaine de personnes. 

Nous avons rencontré Romain Delebecque, Chief People Officer chez Colonies. Avant de rejoindre l’aventure il y a un an et demi, il occupait les mêmes fonctions dans des scale-ups américaines. Il a toujours accompagné des entreprises dans ces phases de structuration où faire le choix des bons outils et des bons processus est essentiel. On comprendra que l’efficacité est donc le maître mot de Romain, ce qui s’est démontré dans son expérience avec Teamtailor. 

Le choix d’un ATS

Au début, comme beaucoup d’entreprises, le principal problème de Colonies est qu’ils n’avaient pas d’outil. C’était laborieux en termes de visibilité dans la capacité à attirer des talents mais aussi dans la gestion de l’expérience candidats. Tout était fait à la main. Le déclencheur pour se mettre en recherche d’un ATS a été une période de croissance où ils savaient que les recrutements allaient augmenter drastiquement. Ils ont donc ressenti le besoin d’un outil efficace qui leur permettrait d'accélérer sans avoir à embaucher un recruteur pour gérer uniquement la partie administrative. 

La bonne nouvelle, c’est que Romain était familier des solutions de gestion des candidatures. Il s’est renseigné sur plusieurs d’entre elles. Comme il avait entendu parler de Teamtailor, il voulait en savoir plus. La raison pour laquelle il s’est orienté vers notre solution est qu’il a trouvé une adéquation avec leur taille. Il existe beaucoup d’outils qui lui semblaient trop lourds ou trop coûteux en besoins humains, ne serait-ce que pour la mise en œuvre.

Avec Teamtailor, il ne lui faut que quelques minutes pour montrer les fonctionnalités essentielles aux hiring managers, ils sont directement autonomes. C’est d’ailleurs une des choses qu’il apprécie le plus, encore aujourd’hui. Colonies ne voulait pas devoir faire appel à une armée d’experts qui ait besoin d’expliquer le fonctionnement. C’est un énorme avantage en termes d’adoption de la solution en interne. 

L’aspect multi-diffusion était très important pour Colonies. L’outbound nécessite beaucoup de ressources que l’entreprise n’a pas forcément. Pour autant, ils avaient un réel besoin de visibilité. Ils apprécient que Teamtailor soit intégré avec une grande variété de plateformes d’offres d’emploi gratuites et payantes afin d’obtenir cette visibilité. 

La possibilité de créer très facilement un site carrière de qualité a été un réel soulagement pour eux. Quand c’est aussi facile, c’est rarement aussi qualitatif. Cette vitrine a rapidement porté ses fruits et ils ont fait le choix de se concentrer uniquement sur celle-ci. 

Un onboarding en temps record

Connaissant bien l’univers des ATS, Romain avait prévenu dès le début qu’il souhaitait une mise en œuvre rapide. Le moins qu’on puisse dire, c’est que le pari a été tenu ! Avec son équipe, ils ont pris 24 heures pour configurer tout ce qui était nécessaire pour se lancer. L’équipe Teamtailor était présente pour répondre à leurs questions et s’assurer qu’ils n’étaient pas passés à côté de quelque chose d’important ou de fonctionnalités particulières. En quelques jours, tout était prêt ! 

L’entreprise a une équipe composée de trois RH et le nombre de hiring managers peut monter jusqu’à 25 s’ils ont tous un poste ouvert en simultané. Cela fait donc pas mal de monde qui collabore sur Teamtailor, et ils en sont contents. Ce sont des équipes qui n’avaient jamais connu d’autres plateformes, mais ils ont vu une vraie différence dans la façon dont les recrutements sont opérés. 

Pour Romain, c’est vraiment l’aspect complet de Teamtailor qui en fait un outil intéressant. Dans le recrutement, il y a beaucoup de micro-partenaires à gérer. Avoir la possibilité de tout suivre et collaborer dans un seul et même outil est très pratique. Si un outil ne lui permet pas de gagner du temps, il ne l’intéresse pas. Le temps récupéré grâce aux outils est du temps passé avec les candidats. C’est tout l’intérêt de ce métier. 

Les fonctionnalités avant tout 

Ce qui plaît à Romain, c’est que Teamtailor soit très intuitif et accueillant. Cela peut paraître étrange pour qui ne l’a jamais testé, mais il y a quelque chose de particulièrement positif ressenti à l’usage. Les fonctionnalités rendent l’outil bienveillant. 

L’aspect collaboratif est aussi très important. On l’a dit, pas besoin de formation, les choses se font naturellement. Tout simplement parce que ça fonctionne bien, et c’est appréciable. Il n’y a plus besoin d’échanges de mails interminables, plus de perte d’informations puisque tout est centralisé. 

Ce qui a été notable pour Colonies, ça a été l’attractivité de leur site carrière. D’après leurs statistiques, ils ont des semaines à plus de 3000 visites alors qu’ils ne proposent en permanence qu’une dizaine d’offres au maximum. Ils ont également observé un taux de conversion très haut durant certaines périodes. L’année dernière, ils ont recensé 3 milles candidatures en l’espace de 4 mois ! Ils ont doublé leur taux de conversion avec beaucoup moins d’efforts qu’auparavant. En termes de pipe, c’est une excellente nouvelle et c’est un vrai sujet pour eux aussi puisque ça leur évite de devoir chercher trop loin. Ils ont un vivier de talents très actif. 

Du côté des processus de recrutement, l’outil leur a permis de “reprofessionnaliser” leurs pratiques en développant les kits d’entretien et les scorecards. Ils en avaient par le passé, mais ils étaient peu utilisés et, sans une centralisation dans un outil, on perd vite le fil. C’est aujourd’hui un incontournable, ils n’ouvrent pas d'offres si cette case n’est pas cochée. 

Les déclencheurs les ont beaucoup aidé puisqu’ils leur ont permis d'automatiser toutes les étapes. Un vrai gain de temps pour l’équipe ! Ils ont pu gérer bien plus de processus à la fois puisque tout était automatisé, et ils pouvaient passer plus de temps avec les candidats. Ils n’ont jamais calculé le temps gagné, mais Romain nous dit que le gain de temps est absolument évident pour eux. 

S’il devait choisir sa fonctionnalité préférée, ce serait logiquement les automatisations. C’est ce qui leur fait gagner le plus de temps et qui a vraiment changé leur quotidien. Le temps passé à gérer des échanges de mails sans valeur ajoutée est aujourd’hui utilisé pour passer du temps avec les candidats. De plus, avec cette fonctionnalité, il n’a désormais plus de retard dans les recrutements. 

En termes de fonctionnalités, Romain a aussi souligné la possibilité de prendre des rendez-vous depuis l’outil grâce à l’intégration des agendas de chacun. Pouvoir le faire en équipe pour l’organisation d’entretien est particulièrement pratique.